Strategický sourcing – otázky a odpovědi


Ing. Peter Švec a Bc. Milan Foltýn

Co vlastně je strategický sourcing?

Strategický sourcing je systematické vyhledávání dodavatelů nakupovaného materiálu a služeb za účelem snižování celkových pořizovacích nákladů podniku, jejich implementace, systematické práce s vybranými dodavateli, zavádění systémů na zlepšování jakosti a výkonnosti dodavatelů, jakož i systémů hodnocení dodavatelů.

A k čemu slouží?

Je důležitým nástrojem především na určování a vytváření dlouhodobé strategie nákupu jednotlivých materiálů a služeb, která umožňuje podniku znát a hlavně řídit své náklady do budoucnosti (Cost management), je vynikající pomůckou z hlediska plánování rozpočtu podniků a zlepšení bilance cash-flow. Podnik, který dokonale zná své náklady a dokáže je řídit, čili snižovat, získává ve svém tržním segmentu konkurenční výhodu, znamenající vyšší efektivitu a tím pádem může svým zákazníkům nabízet stále nižší ceny, aniž by to mělo negativní dopady na ziskovost. V krizových dobách se tato schopnost stává klíčovým nástrojem na přežití. Vysoké fixní náklady, hlavně ve větších firmách v případě déle trvajícího snížení poptávky, nedávají příliš mnoho šancí flexibilně se přizpůsobit dané situaci.

Kde firmy nejvíce ušetří?

Celkové pořizovací náklady, tedy nákupní ceny určitých materiálů nebo služeb jsou častokrát pouze nepatrnou součástí celkových pořizovacích nákladů, která zahrnuje všechny související náklady od nákladů na administrativní náročnost, přes náklady na dopravu, skladování, manipulaci a v neposlední řadě i náklady na financování objemu nakupovaného sortimentu. Důkladná a podrobná analýza jejich struktury je nejlepším prostředkem k odhalení možných rezerv v nákladech u většiny nakupovaného materiálu nebo služeb. Jaká bývá úspěšnost v realizaci úspory nákladů? Pohybuje se od 10 procent nahoru, nejúspěšnější projekt v elektrotechnickém průmyslu dosáhl dokonce více než 50%. Na základě našich předchozích projektů si dovolím tvrdit, že neexistuje firma, kde by nebyl potenciál úspory alespoň 10%.

Umí sourcing řídit i vztahy s dodavateli?

Ano. Zatímco pojem CRM (Customer Relationship Management), čili řízení vztahů s odběrateli (zákazníky) je značně rozšířený, neméně důležitý je i rozvoj vztahů zejména s klíčovými dodavateli. Zahrnuje pravidelnou komunikaci a návštěvy dodavatelů, slouží k včasnému zjištění a eliminaci možných problémů například s kvalitou nebo dodacími termíny u dodavatele a jejich společných řešení. Rovněž by měl dodavatel dobře znát prostředí u zákazníka, aby mohl v rámci svého know-how proaktivně participovat na projektech snižování nákladů a zlepšování kvality procesů u zákazníka.

Jak se díky zavedení systému sourcingu zlepší kvalita dodavatelů?

Prioritním cílem dodavatele je spokojený zákazník a naopak. Jakékoliv problémy s kvalitou dodavatele jsou zároveň i problémy zákazníka. Vyřizování reklamaci a náhradních dodávek stoji čas a náklady na obou stranách. Proto je v oboustranném zájmu, aby k tomu docházelo v co nejmenší možné míře. Úkolem strategického sourcingu je i permanentní zlepšování kvality u dodavatelů. Zkušenosti ukazují, že aktivním přístupem je možné zlepšovat výkonnost dodavatele, ať už se jedná o kvalitu, nebo plynulost dodávek. Systém hodnocení dodavatelů slouží k analýze informací o existujícím portfoliu dodavatelů, pomocí kterého si podnik vyhodnocuje a třídí dodavatele na základě stanovených kritérií podle důležitosti do základních skupin.

Jak to funguje v praxi.

Na základě podkladů z vyhodnocení se vypracuje opatření, které mají za úkol buď zlepšit vybrané parametry u klíčových dodavatelů, případně optimalizaci portfolia (snížení počtu dodavatelů, nahrazení dodavatelů), nebo eliminaci rizika závislosti na jediném dodavateli, nalezení a implementaci alternativního dodavatele. Systém hodnocení dodavatelů je účinným nástrojem na zlepšování výkonnosti dodavatelů.

Z čeho se projekt optimalizace celkových nákladů skládá?

Celý projekt je možno rozdělit do několika fází. První spočívá ve vypracování analýzy podkladů a shromáždění informací – přímo u klienta a v úzké spolupráci s nákupním oddělením analyzuje se současný stav, posuzují se procesy nákupu a definují se skupiny nákladů, které budou obsahem projektu optimalizace nákladů. Druhá fáze spočívá v benchmarkingu, tedy porovnání informací o alternativních nákladech, buď formou průzkumu trhu od alternativních dodavatelů, nebo srovnáním nákladů s informacemi s podobných předchozích projektů u ostatních klientů. Třetí fáze určí potenciál a realizaci úspor. Zavedou se noví dodavatelé, realizují se opatření na úsporu nákladů a probíhají jednání se stávajícími dodavateli za účelem optimalizace celkových nákladů. Poslední fází je kvantifikace dosažených úspor a vyhodnocení projektu. V tomto okamžiku se sumarizují skutečně dosažené úspory.

Jaká je délka trvání projektu?

Samozřejmě délka trvání projektu je přímo úměrná velikosti a komplexnosti projektu, zpravidla však trvá od dvou do šesti měsíců.

Co je podle vás klíčem k úspěchu projektu?

Jsou to především zkušenosti, zejména reference z množství předchozích projektů, dále fakt, že projekty realizují lidé, kteří mají dlouholeté zkušenosti z manažerských pozic v odděleních strategického nákupu renomovaných firem působících ve více odvětvích, hlavně však v podnicích západní Evropy. Disponujeme i rozsáhlým know-how které se týká tržních cen většiny nakupovaného materiálu a služeb a také disponujeme znalostmi širokého portfolia dodavatelů. Tato znalost dává zákazníkovi možnost srovnání vlastních nákladů s nejlepšími alternativami na trhu ve velmi krátkém čase.

Podle čeho se firmy rozhodují pro naše projekty?

Na základě našich analytických schopností dokážeme poměrně rychle identifikovat rezervy a odhadnout potenciál úspor a to ještě před zahájením projektu, to je to co klient od nás očekává-efektivitu, žádné sáhodlouhé, nákladné a zbytečně analýzy, ale efektivní řešení, které zabezpečuje měřitelnou a trvalou úsporu nákladů. Když si nás klient objednává, zpravidla už ví, jaký výsledek může očekávat a podstatným faktorem je i fakt, že nenese žádné riziko neúspěchu. Náš honorář totiž závisí výlučně od dosažených úspor (tzv. Success fee).

Jsou tuzemské firmy otevřené myšlence projektů úspor od externích poradenských společností?

Musím říct, že ve srovnání se zahraničím, kde jsou poradenské projekty zejména v současné době velmi žádané, je situace u nás trochu odlišná, to však neplatí ve firmách, kde vrcholový management tvoří zahraniční manažeři. Vývoj však naznačuje, že stále více domácích firem cítí potřebu konsolidace nákladů, zejména v dnešních krizových dobách.

Z čeho pramení obavy některých společností?

Myslím, že se to dá shrnout do tří bodů. Jednak jde o udržitelnost úspor – firmy si myslí, že krátkodobě sice může dojít k úspoře nákladů, ale po odchodu poradenské firmy náklady jednoduše „vybuchnou“. To však není vzhledem k způsobu realizace projektu možné. Nehledáme totiž úspory za každou cenu a už vůbec ne na úkor kvality, takové řešení jsou totiž většinou krátkozraké. Navíc, všechny rozhodnutí jsou realizovány až po odsouhlasení zákazníkem, takže takové obavy nejsou namístě. Spokojný klient znamená dobré reference i pro naše další projekty. Dále je to obava, že náklady na projekt převýší úspory-k takové situaci nemůže dojít, klient získá vždy mnohem více, než zaplatí tento aspekt je zakotveny ve smlouvě. Platí přitom pravidlo, že nejprve je oboustranně odsouhlasena výška dosažených úspor a až z ní je určena výška podílu na základě jasně definovaných pravidel. A posledním faktorem je podle mého názoru otázka kompetentnosti – klienti se obávají, že poradenská firma nedisponuje dostatečnými odbornými kompetencemi a praktickými zkušenostmi na realizaci projektu. Tento aspekt si může klient velmi lehce ověřit z dostupných referencí stejně, jako si klient může prověřit kompetentnost našich lidí konfrontací s vlastními odborníky.

Ve kterých odvětvích jsme uskutečnili nejvíce projektů?

Jednalo se většinou o výrobní firmy z oblasti strojírenství, automobilového průmyslu, hutnictví a elektrotechnického průmyslu. V portfoliu klientů jsou však i nevýrobní společnosti, a statní a samosprávní organizace kde jsme se zaměřovali spíše na režijní náklady.

Co víc, než snížení nákladů, získá firma po naplnění projektu?

Klienti v rámci projektu mohou počítat se zvýšením transparentnosti pořizovacích procesů, zjednodušením administrativy a zlepšení organizace práce, přínosem dodatečného know- how v oblasti nakupovaných komodit a služeb. Hájíme stanovisko, že jen na základě dostatečných informací se dají dělat správná rozhodnutí. Tyto výsledky sice nejsou přesně kvantifikovatelné, ale rozhodně významně přispívají k zlepšení fungování a efektivnosti oddělení nákupu. Napište nám nebo zavolejte a přesvědčte se, že jsme tím správným partnerem pro Vás. Můžete si tak ověřit naše schopnosti a dovednosti, které Vám přinesou úsporu nákladů a zvýší tak Váš zisk.   Tento článek je chráněn autorskými právy.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *